Während Lean Administration ganze Prozesse abteilungs- und bereichsübergreifend optimiert, zielt Lean Office auf die Optimierung einzelner Bereiche oder Abteilungen ab.
Hauptziel von Lean Office ist es, ein Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, in dem Verschwendung von Zeit und Resourcen minimiert werden können und die Arbeitszeit als sinnvoll erlebt wird.
Zusätzlich schafft Lean Office – proaktiv – funkionierende Schnittstellen zur Außenwelt Ihres Arbeits-Bereichs. Ihre Kunden, Lieferanten und internen Abteilungen bemerken signifikante Unterschiede bei
- Wartezeiten
- Termintreue
- Vollständigkeit der Leistung
- Reklamations- und Kündigungsquote
Zusätzlich kann sich Ihr Bereich freie Ressourcen für stategisch notwendige Projekte erarbeiten. Sie erhalten den Freiraum, um Ihre Abteilung, Mitarbeiter, Produkte, Dienstleistungen fit für die Zukunft und den künftigen Wettbewerb machen.
123haase unterstützt sie bei
- Methodenauswahl
- Auswahl geeigneter Kennzahlen und Meßgrößen
- Implementierung
- Prozessanalyse, -begleitung und -verbesserung
Lean Office Maßnahmen funktionieren grundsätzlich in jedem Büro.
Für spezielle Unternehmensbereiche bietet 123haase – auch in Zusammenarbeit mit Spezialisten z.B. Lean Sales, Lean Recruiting, Lean Purchase, Lean Marketing, Lean Develompent, etc. an.
Lean Office im Vergleich zu Lean Administration
Lean Administration optimiert die Zusammenarbeit in abteilungsübergreifenden Prozessen – Lean Office setzt bewusst auf die Optimierung eines Bereichs / einer Abteilung , die in der Verantwortung von einer einzelnen Führungskraft liegt.
Somit sind Lean Office Projekte leichter, schneller und erfolgreicher zu realisieren. Wir empfehlen deshalb für die Lean Transformation: Zuerst mit Lean Office Projekten anfangen und danach das erworbene Know How auf abteilungsübergreifende Prozesse (Lean Administration) auszuweiten.
Lean Office – Auswahl von Projekten
Bei der Auswahl von Start-Projekten sind zwei Strategien üblich – zum einen können Sie Abteilungen mit dem höchsten Veränderungsdruckwählen. Zum Anderen können Sie Führungskräfte motivieren, die bereits Lean Awareness besitzen – und Lean Projekte erfolgreich umsetzen und danach die Transformation glaubhaft vermitteln können.
Welche Voraussetzungen gibt es für Lean Office?
Bei unpassender Unternehmenskultur hat Lean Office sogar negative Effekte. In diesem Fall sollte auf die Implementierung verzichtet werden.
Warum? Mitarbeiter in Konzernen haben die ein oder andere Umstrukturierungsrunde durchgemacht und somit ist die Frage nicht abwegig: ” Wenn ich – durch die Anwendung von Lean schneller arbeiten kann, bekomme ich dann noch mehr Arbeit aufgebrummt oder werde ich mich sogar am Ende selbst wegrationaliseren?” Dies kann zu Burn-Out-Spiralen oder Angst-Spiralen führen, die jedes Projekt scheitern lassen.
Vor jeder Lean Office Maßnahme ist bei großen Unternehmen die Einbindung der Stakeholder (Betriebsrat, Personalwesen, etc.) notwendig. Zwingend erforderlich ist das klare Bekenntnis gegenüber den Mitarbeitern, dass durch “Lean” kein Arbeitsplatz verloren geht und dass die Arbeitsbelastung nicht gesteigert wird, sondern im Gegenteil, mehr Gestaltungsspielraum möglich ist.